Wysyłka dokumentów kurierem to pewny sposób, aby dostarczyć je do adresata w celu złożenia przez niego podpisu. Dzięki temu, jeśli nie możesz doręczyć wymaganej dokumentacji osobiście, szybko sfinalizujesz transakcję czy nawiążesz lub odnowisz współpracę z kontrahentem.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

W tym tekście poruszamy kwestię dostarczania dokumentów do podpisu przez odbiorcę, odpowiadamy też na pytania:

• Jakie są zalety wysyłania dokumentów kurierem?
• Jakich dokumentów nie można nadawać w przesyłce kurierskiej?
• Jak sprawnie wysłać dokumenty kurierem?
• Jakie opcje wysyłki dokumentów proponują przewoźnicy?
• Jak szybko zamówić kuriera i nadać dokumenty, korzystając z epaka.pl?

Jakie są korzyści wysyłania dokumentów kurierem?

Wysyłanie dokumentów kurierem, w tym tych przeznaczonych do podpisu przez odbiorcę (dokumenty zwrotne), to rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści:

1. Szybkość doręczenia – firmy kurierskie oferują ekspresowe usługi dostawy, dzięki czemu dokumenty mogą dotrzeć do odbiorcy w ciągu jednego dnia roboczego lub nawet tego samego dnia.
2. Bezpieczeństwo przesyłki – dodatkowe opcje ubezpieczenia u kurierów dają poczucie pewności, że dokumenty dotrą na miejsce bez komplikacji.
3. Pewność doręczenia – usługa dostawy „do rąk własnych,” gwarantuje, że tylko ściśle wskazana osoba będzie mogła odebrać dokumenty.
4. Możliwość śledzenia przesyłki – dzięki trackingowi na bieżąco wiadomo, gdzie w danej chwili znajdują się przesyłki kurierskie z dokumentami i kiedy dotrą do celu.
5. Wygoda nadania – kurier może odebrać przesyłkę bezpośrednio z domu lub biura, co pozwala nadawcy skupić się na innych zadaniach i zaoszczędzić czas.

Reasumując, wysyłka dokumentów kurierem to opcja nie tylko szybka, ale także bezpieczna i niezwykle wygodna.

Dokumenty wykluczone z transportu kurierskiego

Nie wszystkie dokumenty mogą zostać wysłane za pośrednictwem firmy kurierskiej. Przewoźnicy dokładnie określają rodzaje dokumentacji, których nie transportują. Te informacje można znaleźć w aktualnych regulaminach na stronach internetowych kurierów.

Do kategorii dokumentów, których przewóz przez kuriera co do zasady jest niemożliwy, m.in. należą:

• papiery wartościowe (czeki, weksle, obligacje, bony skarbowe, znaczki skarbowe, winiety, akcje),
• dokumenty potwierdzające tożsamość (np. dowód tożsamości, paszport),
• dokumenty księgowe,
• dokumenty handlowe.

W przypadku wątpliwości dotyczących tego, jakie możemy wysłać dokumenty kurierem, warto skontaktować się z konkretnym przewoźnikiem albo z naszym Biurem Obsługi Klienta – z chęcią odpowiemy na wszystkie pytania!

Czy dokumenty przetargowe można wysłać kurierem?

Dokumenty przetargowe należą do tych, których przewóz przez firmy kurierskie z reguły jest niedozwolony – głównie ze względu na ich ważność i poufność.

Choć na przykład kurier DPD w swoim regulaminie zaznacza, że transport wspomnianego rodzaju dokumentacji jest dopuszczalny, ale po wcześniejszym indywidualnym uzgodnieniu warunków.

Jak krok po kroku wysłać dokumenty kurierem?

Aby wysyłka dokumentów przebiegła sprawnie i bez żadnych komplikacji, dobrze jest mieć na uwadze kilka kwestii.

Przygotowanie dokumentów do wysyłki

Pierwszym krokiem do udanej wysyłki dokumentacji jest odpowiednie jej przygotowanie.

Na wstępie należy sprawdzić, czy jest ona kompletna i czy kolejność stron jest prawidłowa – ma to znaczenie dla komfortu i szybkości, z jaką odbiorca się z nią zapozna.

Wybór właściwej koperty lub foliopaku wykonanego z tworzywa LDPE (pozwala zabezpieczyć dokumenty przed zamoknięciem) jest bardzo ważną częścią przygotowań do nadania dokumentacji. Warto też zadbać o wystarczającą sztywność całej przesyłki.

Wszystkie niezbędne rzeczy, jeśli chodzi o wysyłkę dokumentów kurierem, znajdziesz w naszym sklepie z materiałami i akcesoriami do pakowania.

Wybór odpowiedniego przewoźnika

Kolejny etap wysyłania dokumentów to znalezienie firmy kurierskiej, która będzie odpowiadać naszym wymaganiom – chodzi tutaj m.in. o dodatkowe opcje (np. „dostawa do rąk własnych”) czy cenę.

Oferty kurierskie związane z wysyłką dokumentów porównasz, korzystając z naszego intuicyjnego formularza. Wystarczy podać w nim parametry przesyłki oraz adresy nadania i odbioru, aby poznać dostępne możliwości.

Jeśli znajdziesz już atrakcyjną ofertę, warto upewnić się, czy wybrany przewoźnik dopuszcza wysyłkę dokumentów, których nadaniem jesteś zainteresowany – w tym celu trzeba zajrzeć do regulaminu. Możesz też, jak już zostało wspomniane, skontaktować się z nami.

Nadanie przesyłki z dokumentami

Ostatni etap wysyłki dokumentów to zamówienie kuriera po odbiór przesyłki albo udanie się bezpośrednio do jednego z naszych stacjonarnych punktów nadania i odbioru, gdzie można skorzystać z pomocy doświadczonych pracowników.

Jakie możliwości w zakresie wysyłki dokumentów oferują firmy kurierskie?

Ze względu na niezawodność i szybkość transportu wysyłka dokumentów kurierem staje się coraz popularniejsza – obecnie większość firm kurierskich umożliwia nadawanie takich przesyłek. Co więcej, niektórzy przewoźnicy oferują specjalne usługi przeznaczone właśnie wysyłce dokumentów.

Przykładem jest InPost i przygotowana dla firm opcja o nazwie SmartCourier. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą wysłać dokumenty kurierem np. ważne i poufne umowy (zapakowane w specjalne dwukomorowe foliopaki), które wymagają podpisu odbiorcy. Kurier InPost weryfikuje tożsamość osoby upoważnionej do odbioru, a po podpisaniu przez nią dokumentów, te w bezpieczny sposób trafiają z powrotem do nadawcy.

Przesyłka kopertowa

Standardowo firmy kurierskie dają możliwość wyboru doręczenia koperty zawierającej dokumenty (wysyłka przesyłką kopertową). Jest to opcja dostępna dla dokumentów o różnych wymiarach. W ramach tej usługi można wykupić opcje dodatkowe (w zależności od konkretnego kuriera) – np. gwarantowaną dostawę do konkretnej godziny, doręczenie „do rąk własnych” czy też „dokumenty zwrotne”.

Usługa „dokumenty zwrotne”

W ramach dodatkowej opcji „dokumenty zwrotne” można wysłać dokumenty do podpisania do innego miasta. Po zostawieniu na nich podpisu przez upoważnionego odbiorcę wędrują one z powrotem do osoby, która je nadała. Jest to usługa szczególnie przydatna w przypadku wysyłania np. umów.

Powierz wysyłkę dokumentów zaufanemu kurierowi w epaka.pl

Jeśli chcesz szybko wysłać dokumenty przeznaczone do podpisania przez odbiorcę, to wybór jest prosty: epaka.pl.

Poprzez nasz formularz możesz nadać przesyłkę kopertową w różnych standardach rozmiarowych:

• koperta kurierska: 35 cm x 25 cm x 5 cm,
• C6: 11,4 cm x 16,2 cm x 2 cm,
• DL: 11 cm x 22 cm x 2 cm,
• C5: 16,2 cm x 22,9 cm x 2 cm,
• B5: 17,6 cm x 25 cm x 2 cm,
• C4: 22,9 cm x 32,4 cm x 2 cm,
• B4: 25 cm x 35,3 cm x 2 cm.

Na etapie „usługi dodatkowe” dostępna jest do wybrania opcja „dokumenty zwrotne” dla wysyłki dokumentów do podpisania przez adresata. Oferują ją tacy przewoźnicy, jak: DPD, DHL, UPS, FedEx.

Jak wiadomo, wysyłka ważnych dokumentów, takich jak umowy, faktury czy formularze, wymaga niezawodności i szybkości. Korzystając z usług epaka.pl, możesz mieć pewność, że twoje przesyłki dotrą na czas, niezależnie od miejsca ich przeznaczenia.

Szybka wysyłka dokumentów kurierem – podsumowanie

Wysyłając dokumenty kurierem, łączysz szybkość i wygodę z bezpieczeństwem. Dzięki usługom kurierskim możesz zyskać pewność, że ważne dokumenty, takie jak umowy, formularze czy akta, dotrą do odbiorcy na czas i w nienaruszonym stanie.

Przewoźnicy wyłączają z transportu niektóre rodzaje dokumentów (np. papiery wartościowe), dlatego przed wysyłką warto sprawdzić regulacje obowiązujące w danej firmie kurierskiej albo skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta.

Ważne jest właściwe przygotowanie dokumentów (ich odpowiednie zabezpieczenie, czyli umieszczenie w kopercie lub foliopaku), a także wybranie solidnego kuriera i sprawne nadanie przesyłki, z uwzględnieniem opcji „dokumenty zwrotne” w przypadku, gdy potrzebne jest złożenie podpisu przez odbiorcę – w tym wszystkim możesz liczyć na pomoc ze strony epaka.pl!